Wordの「図2を参照」を相互参照にする｜図の追加後に番号を更新する

先に、参照先の図表番号を確認する

今回は、Wordの図表番号機能で「図1」「図2」などが付いている原稿を使います。図の下へ数字を直接入力しただけの原稿とは区別してください。相互参照は、先に作成してある項目から参照先を選ぶ機能です。

本文には「詳細は、図2を参照してください」と書きたいとします。このうち「図2」を参照として挿入し、前後の説明は普通の文章で書きます。図の名前や内容も確認し、単に一覧の2番目を選ぶのではなく、説明したい図そのものを選ぶ準備をします。

本文の挿入位置で、図と表示内容を選ぶ

「詳細は、」まで入力して、その直後にカーソルを置きます。［挿入］から［相互参照］を開き、参照する項目の種類で図のラベルを選びます。ダイアログの名称や選択肢は参照する項目によって変わるため、図が一覧に出ていることを確認します。

挿入する情報は、図表番号のラベルと番号を表示するものを選びます。図の説明文を丸ごと本文へ入れたいのでなければ、キャプション全体とは分けて選びましょう。対象の図を指定し、必要ならハイパーリンクとして挿入する設定を有効にして、挿入します。

ダイアログを閉じて「を参照してください。」を続けます。「図」という文字まで参照に含めた場合は、手入力の「図」を重ねて「図図2」にしないように見直します。

図を増やしたら、番号と参照を更新する

編集が済んだら、図のキャプションにある番号と、本文に挿入した相互参照を更新します。個別なら対象を右クリックしてフィールドの更新を選びます。本文をまとめて扱う場合は、Ctrl+Aで選択してF9を押す方法があります。表の中のフィールドは、表を別に選んで更新する必要がある場合もあります。

本稿の確認例では、もともとの図2の前に新しい図を1枚追加します。既存の図2が図3になったら、本文の案内も図3になり、参照している図の内容は変わっていないことを照合します。更新キーを押したことではなく、この対応が正しいことを完了条件にします。

印刷前にフィールドを更新する設定もあります。ただし、参照先の選び間違いや削除済みの参照先まで、その設定だけで直ると考えないでください。

番号ではなくコードやエラーが出るとき

「{REF …}」のような表示なら、結果ではなくフィールドコードを表示している可能性があります。WindowsではAlt+F9で表示を切り替えられます。コードを数字に書き換える前に、この表示状態を確認します。

参照先が見つからないエラーは別です。対象の図表番号が残っているか、参照先を削除していないかを確認します。図を作り直した場合は、古い参照を手入力の数字で隠すのではなく、現在の正しい図を選び直して相互参照を挿入し直します。これは本稿が勧める修復方針であり、すべての参照破損を一括修復する操作ではありません。

配布前は、番号だけでなく図の内容を一組で見る

最終確認では、本文の案内、図の番号、図の内容の三つを一組で見ます。たとえば「年間の推移」と説明している本文が、番号上は正しくても月別内訳の図を指していれば修正が必要です。

PDFや紙で配る場合も、配布する最終版で対応を確認しましょう。相互参照は番号の管理を助けますが、文章がその図を適切に説明しているかは別の確認事項です。図表番号や図の一覧そのものを作る作業とは、この本文中の参照確認を分けて扱います。