Excelのコメント・メモを印刷する方法｜表の横とシート末尾を使い分ける

返信欄のあるコメントか、従来型のメモかを見分ける

最初に、印刷したい注記を開きます。返信して会話を続けられるものはコメント、返信欄のない注釈はメモです。以前のExcelでコメントと呼ばれていた形式は、Microsoft 365ではメモに当たります。

古い解説の「コメントを表示して印刷」を、現在の会話型コメントへそのまま当てはめないようにします。画面の右側に会話が見えていても、その配置で紙へ出るとは限りません。表の近くへ残したいのか、確認用の一覧にしたいのかも決めておきます。

会話型コメントは、シート末尾へ印刷する

対象のワークシートを選び、「ページレイアウト」の「ページ設定」グループ右下にある小さな起動ボタンを押します。「シート」タブのコメント関連の欄で、「シートの末尾」（At end of sheet）を選びます。

この設定では、シートのコメントとメモが末尾へ印刷されます。会話型コメントを、メモのようにセルの横へ表示した形で印刷する方法ではありません。Microsoftの説明でも、会話型コメントの「画面表示イメージ」印刷はできないとされています。

表だけを配る予定だった資料では、末尾に出す会話の中身も読んでください。内部の相談や担当者名など、配布先に不要な内容が含まれるなら、そのまま人数分印刷しないようにします。

メモをセルの近くに出す場合は、先に表示と配置を整える

メモを表の横へ出すなら、「校閲」→「メモ」→「すべてのメモを表示」を使います。1つだけ確認する場合は、対象セルを右クリックしてメモの表示・非表示を切り替えます。重なったメモは、枠の端を選んで移動やサイズの調整を行います。

表示を整えた後、同じ「ページ設定」→「シート」で「画面表示イメージ」（As displayed on sheet、従来の形式）を選びます。メモを表示しただけではなく、印刷の指定まで行うことがポイントです。

たとえば数量欄の補足はその欄の近くに置き、別の商品行へかぶらない位置へ動かします。メモの文字が読めても、元の数量や合計を隠してしまえば、確認用の資料としては不十分です。

メモだけを末尾にまとめたいときは、出力内容を確認する

Microsoft 365の説明では、標準の印刷設定で「メモだけ」をシート末尾へ出すことはできず、コメントとメモを一緒に末尾へ出す形になります。メモがあるからといって、「シートの末尾」をメモ専用の一覧機能だと思わないでください。

会話を混ぜたくないなら、表示位置にメモを出す方法で目的を満たせるかを先に考えます。印刷のためだけに元ブックのコメントを一括削除することは避け、どうしても資料を作り替える場合は、元のブックを残した別ファイルで作業します。

注記の最後まで読めるか、表と行き来できるかを見る

「印刷プレビュー」で表と注記の両方を確認します。末尾へまとめる場合は、どのセルについての説明かを表へ戻って確認できること、必要なコメントや返信を読み取れることを見ます。画面表示で出す場合は、メモの末尾が切れていないか、表の数値に重なっていないかを照合します。

設定が見つからない場合は、Web版ではなくWindowsのデスクトップ版を開いているか、対象がコメントかメモかを確認します。他の版では名称や利用できる選択肢が異なるため、同じ位置に同じメニューがある前提では進めません。

最後に1部だけ出力し、注記を含めた実際のページ数を数えます。紙面が小さくて読めない場合は、全部をさらに縮めるより、末尾への一覧と表の近くへの配置を選び直してください。