Excelで追加した行が印刷されないときは？印刷範囲の設定と解除

表の外側が欠けるなら、保存済みの印刷範囲を見る

Excelで印刷範囲を指定すると、ワークシートを印刷するときはその範囲が対象になります。この設定はブックを保存すると一緒に保存されます。前回の帳票を使い回したときは、古い範囲が残っていないか確認してください。

「表示」→「改ページプレビュー」で印刷対象の範囲を確認します。たとえばA1:F30までを設定した表に45行目までデータを追加した場合は、最後の15行が対象に含まれているかを見ます。これは診断用の例で、行の挿入や追加の方法によって必ず同じ状態になるという意味ではありません。

今後も使う帳票なら、必要な範囲を選び直す

今回から末尾が変わる帳票では、見出しから最後の必要な行・列までを選びます。「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選択し、「ファイル」→「印刷」で結果を見てからブックを保存します。

前の例なら、合計欄がF45までにあることを確かめてA1:F45を選び直します。明細だけでなく、下に離れて置いた注記や承認欄が必要かも判断してください。逆に、同じシートにある作業メモまで含めないようにします。

「印刷範囲に追加」は隣接しているかで結果が変わる

既存の範囲を広げたい場合は、追加するセルを選び、「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲に追加」を使えます。隣接するセルなら範囲の拡張になりますが、離れたセルを追加すると別の印刷範囲になります。

複数の印刷範囲は、1ページ上へ自動で寄せ集められるわけではありません。離れた注記も一続きに出したいなら、間のセルを含めた連続範囲にするか、帳票の配置を見直します。大きな範囲が必ず1枚に収まるとも限らないので、総ページ数はプレビューで確認します。

解除・無視・選択部分の印刷を使い分ける

固定の範囲が不要になった場合は、「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」を選びます。この操作は対象ワークシートの印刷範囲をまとめて解除します。ブック内の全シートの設定を一括で消す操作とは区別してください。

保存済みの範囲を使わず今回の出力を確認したいときは、印刷画面の設定にある「印刷範囲を無視」を利用できます。また、今回だけ特定のセルを出すなら、そのセルを選んで「選択した部分を印刷」を選びます。どちらも、継続して使う帳票の範囲を設計し直す操作とは分けて扱います。

最後の行を確認してから、枚数と文字の大きさを整える

プレビューでは1ページ目だけを見ず、最終ページに必要な最終行・合計欄があるか、別ページに注記だけが出ていないかを確認します。不要な列や別シートが混じっていないことも照合します。

範囲を直しても出ない場合は、「選択した部分を印刷」のままになっていないか、対象シートを間違えていないかを先に確認します。印刷範囲の設定だけでは、セル自体が空欄だったり、表示されていなかったりする原因までは解消できません。

必要なデータが全部対象に入ったあとで、横幅や改ページを調整します。対象外のセルを、倍率変更だけで取り戻そうとしないことがポイントです。