Wordの章をまとめて並べ替える｜ナビゲーションと移動後の確認

移すのはページではなく、見出しに属する内容

まず元の文書を残し、並べ替え用のコピーを作ります。説明例では「概要」「操作方法」「準備」という三つの章を、「概要」「準備」「操作方法」の順へ変えます。ページ数をそろえることではなく、読む順番を変えるのが目的です。

章の下に小見出しがある場合は、それも含めてどこまで移したいかを先に控えます。今回は通常の本文を中心とした文書を対象にし、複雑なセクション区切りや、ページ上に独立して配置した図形の移動まで一括で保証する手順にはしません。

一覧に出ないときは、文字の大きさより見出しスタイルを見る

［表示］から［ナビゲーションウィンドウ］を開き、［見出し］を選びます。本文に見出しスタイルが適用されている項目が一覧に出ます。単に文字を大きくしたり太字にしたりした行は、それだけで見出しとして管理されているとは限りません。

見出しを選び、本文側の該当箇所へ移動できることを確認します。「準備」が「操作方法」の小見出しになっているなど、意図した階層と一覧が違う場合は、並べ替える前に文書の構成を見直します。

公式資料では、表、テキストボックス、ヘッダー、フッター内の見出しは、この一覧に表示されないとされています。見出しが出ないからといって、文書内のすべての文字へ見出しスタイルを付け直すのではなく、その文字が置かれている場所も確かめます。

目的の見出しをドラッグし、本文のまとまりを移す

見出し一覧で「準備」を選び、「操作方法」より前になる位置へドラッグします。移動先を決めるときは、同じ階層の章として置きたいのか、別の章の中へ入れたいのかを混同しないようにします。

動かした直後に一覧が「概要」「準備」「操作方法」になったことを確認し、本文の「準備」も開きます。見出しだけを見て完了にせず、章の最初の説明と最後の注意書きがそろって移っているかを照合してください。

文書に保護された領域があると、最後の保護領域を越えて移動できない場合があります。保護を無断で解除したり、移せない部分を削除したりせず、編集できる範囲と文書の管理者を確認します。

移動前後は、章名・本文・付属情報を一組で照合する

確認用の小さな表を用意すると、順番だけでなく内容の抜けも追いやすくなります。次の例のチェックは編集者が行う照合で、Wordが自動的に内容の正しさを判定するという意味ではありません。

図、表、注記がある原稿では、それぞれが説明する本文の近くにあるかも確認します。浮動配置の図が元のページへ残ったように見える場合などは、章の移動を成功扱いにする前に、図の配置を個別に見直します。

印刷する版では、番号と参照表現まで読み直す

章の順番を変えたら、「前の章で説明した」「第3章を参照」などの表現を読み直します。手入力の章番号が新しい構成と合っているか、目次や相互参照の更新が必要かは、並べ替えとは別の確認です。

最後は印刷プレビューまたは配布用PDFで、章の開始位置とその前後を続けて読みます。意図しない順番や内容の欠落が見つかったら、元のコピーと比較してやり直します。見出しを動かせたことではなく、説明が新しい順序で通じる状態を完成とします。