PowerPointの配布資料の日付を消すには？ページ番号とフッターも確認

日付がスライドの中か、用紙の余白かを見る

1枚に数枚のスライドを並べた配布資料をプレビューします。日付が小さなスライド枠の外、紙の四隅にあるなら、配布資料側のヘッダーやフッターを確認します。スライドの絵の一部として写っている日付は、別に扱います。

たとえば6枚のスライドを並べた紙の右上に日付がある場合、その日付を消すために6枚のスライドを順に編集する必要はありません。逆に、各スライド内の開催日を変えたい場合に、配布資料マスターだけを直しても目的を満たせません。

配布資料マスターで、不要な項目をオフにする

「表示」→「配布資料マスター」を開きます。リボンのプレースホルダーのグループで、「日付」「ページ番号」「ヘッダー」「フッター」のうち、出したくない項目のチェックを外します。必要な項目は残して構いません。

用紙全体の設定なので、変更は印刷する配布資料の各ページに反映されます。日付だけ消したいなら、ほかの項目まで一括で消さず、日付をオフにした状態を先にプレビューして確かめます。

配布資料マスターの変更は、スライドマスターやノートマスターには適用されません。スライドの番号や発表者用ノートを直す入口として使わないことが、作業範囲を広げ過ぎないポイントです。

日付を残すなら、自動更新か固定の日付かを選ぶ

毎回の印刷時点の日付を出したい場合と、開催日を固定したい場合では設定が違います。「挿入」→「ヘッダーとフッター」の「ノートと配布資料」タブで「日付と時刻」を確認し、自動更新か固定を選びます。固定の場合は必要な日付を入力し、「すべてに適用」を選びます。

講習会の開催日を示したいのに自動更新のままだと、後日印刷した資料を見た人が日付の意味を取り違えるかもしれません。何の日付なのかを決め、必要ならフッターへ「開催日」や版名などの説明を添えると確認しやすくなります。

これはノートと配布資料の項目を操作するため、発表者用のノートも印刷する場合は、そちらのプレビューも別に確認します。配布資料マスターの配置調整と、日付の内容を指定する操作を混ぜないようにしましょう。

ページ番号をスライド番号と読み違えないようにする

紙の余白のページ番号と、各スライド内のスライド番号は役割が違います。1枚の用紙に6枚を載せた場合、その紙の番号が1でも、中には複数のスライド番号が並びます。説明するときにどちらの番号を使うかも決めておくと、聞き手が資料を探しやすくなります。

余白の文字が小さい、ロゴに重なるなどの問題は、配布資料マスターで該当する文字の枠を選び、位置や文字の書式を調整します。ただし、同じ画面でもスライドのプレースホルダー自体はサイズを変更できません。余白の文字の調整と、スライドを大きく印刷する設定は分けてください。

印刷画面を「配布資料」にして、2ページ目も確認する

マスター表示を閉じ、「ファイル」→「印刷」を開きます。印刷レイアウトが「フルページサイズのスライド」などになっている場合は、目的の配布資料レイアウトへ切り替えます。別の出力形式のプレビューを見て「変更が効いていない」と判断しないようにします。

最初と2ページ目を見比べ、消した項目がないこと、残した日付やページ番号が読めることを確認します。最後の紙でも余白の文字が切れていないかを見てから、1部だけ試し刷りします。資料の版を分けて保存するときは、日付と保存するファイル名の対応も確認してください。