InDesignで案内文を版ごとに切り替える｜条件テキストと出力前の確認

共通の文章と、版ごとの差分を分ける

作業用コピーで、どちらの版にも出す説明と、片方だけに出す説明を整理します。例として、共通の催し案内の後ろに「会場版だけの受付案内」と「オンライン版だけの接続案内」を置き、それぞれ独立した段落にします。

最初から複雑な条件を重ねず、二つの条件だけで始めます。共通部分は条件なしで残します。文章を隠した後に「上記の受付」などの参照先がなくならないかも、差分を分ける段階で見ておくと後の修正を減らせます。

条件を作り、対象の文字へ適用する

［ウィンドウ］→［書式と表］→［条件テキスト］を開き、パネルメニューから新しい条件を作成します。名前を「会場版」「オンライン版」とし、編集時に区別できる表示方法を設定します。

会場向けの段落を選び「会場版」を適用し、オンライン向けの段落には「オンライン版」を適用します。どの文字からどこまでが条件付きかを確認し、不要な空段落が残る場合は、段落区切りを含める範囲も見直します。共通文章へ誤って条件を付けていないかも点検します。

目のアイコンで切り替え、二重の条件を避ける

パネルの目のアイコンで、会場版を表示、オンライン版を非表示にします。逆の組み合わせに切り替えて、接続案内だけが残ることも確認します。非表示の条件付き文章は通常の印刷・書き出し対象から外れますが、隠すことでレイアウトやページ番号が変わる場合があります。

一つの文章に複数の条件が付いている場合、少なくとも一つの条件が表示なら、その文章は表示されます。「両方が表示のときだけ出る」というANDの条件ではありません。片方を隠しても文章が残るときは、ほかの条件が付いていないかを調べます。

繰り返し使う組み合わせは条件セットへ保存する

表示の組み合わせが決まったら、パネルメニューの［オプションを表示］でセットの選択欄を出します。会場向けの表示状態にして、セットのメニューから新規セットを作成し、「会場用」と名付けます。オンライン向けにも切り替え、別のセットとして保存します。

次からはセットを選んで切り替えられます。セット名の横に「＋」が付く場合は、そのセットの状態から変更されています。意図しない変更ならセットを選び直し、変更を保存したい場合だけ再定義します。セット名が会場用でも、実際の表示を見ずに出力しないことが重要です。

各版を別々に出力し、元ファイルの非表示と区別する

会場用の状態で出力したPDFを読み、受付案内と前後の文章、空白、ページ末尾を確認します。オンライン用も別の名前で出力し、接続案内と文のつながりを確認します。片方が正しく組めたことを、もう片方の確認の代わりにしません。

条件を見分ける波線などのインジケーターは通常、印刷や書き出しに含まれませんが、レビュー用の出力へ含める設定もあります。配布版に編集用の目印が残っていないかも見ます。

非表示の文章はInDesignの元ファイルに残ります。元ファイルを渡す行為と、一方の版を出力したPDFを渡す行為を混同しないでください。条件テキストを、渡したくない情報の削除方法として使わないことが大切です。