Excelの余分なスペースを整える｜TRIMで消せる空白と残る空白

まず半角スペースだけの例で試す

A1を「元の文字」、B1を「整理後」にします。A2へ、先頭に半角スペース2個、会場とAの間に3個、末尾に2個を入れた文字列を入力します。見本の空白は、いずれも通常の半角スペースです。元の列を残し、B2へ `=TRIM(A2)` と入力します。

この例の期待結果は「会場 A」です。前後の余分なスペースがなくなり、語の間は一つになります。「会場A」のように内部のスペースまで全部なくす処理ではありません。名前や番号の区切りとして必要な空白があるなら、残す意味も確認します。

TRIMの対象外の空白を、見た目だけで決めない

Microsoftは、TRIMがASCII値32のスペースを対象にし、改行しないスペースであるNBSP（Unicode値160）は単独では取り除かないと説明しています。Webから取り込んだ文字で、TRIM後にも余白が残るときに注意したい違いです。

日本語の全角スペースも、ASCII値32のスペースとは別の文字です。見た目が空いていることだけで、すべて同じ文字だとは判断できません。改行や制御文字まで一度に消そうとせず、まず元の文字に何が含まれているかを確認する問題として分けます。

NBSPと分かっている場合だけ、通常のスペースに置き換える

動きを追うため、A3へ `=UNICHAR(160)&"受付"&UNICHAR(160)` と入力します。UNICHARはUnicode値から文字を返す関数です。この例は、受付の前後にNBSPがあると分かるように作った試験用の入力です。

B3へ `=TRIM(SUBSTITUTE(A3,UNICHAR(160)," "))` と入力します。SUBSTITUTEでNBSPを通常の半角スペースへ置き換え、その外側からTRIMで整える組み合わせです。この例の期待結果は「受付」です。置換後の引用符の中には、半角スペースを一つ入れます。

これは各関数の定義を組み合わせた例です。何が残っているか不明な文字列に、同じ式を当てればすべて直るという扱いにはしません。SUBSTITUTEの出現番号を省くと、指定した文字のすべての出現箇所が置換対象になることにも注意します。

一覧へ広げる前に、意味が変わらないか確認する

元のA列と結果のB列を並べ、前後の空白だけでなく内部の区切りも見ます。たとえばコードの中のスペースが規則の一部なら、連続する空白をまとめること自体が不適切な場合があります。見た目がそろっただけで正しいデータになったと判断しないでください。

同じ式を別の行にも使う場合は、通常の項目、空白の多い項目、長い項目などを含めて照合します。確認の済んでいない元の列を削除したり、結果を同じ場所へ上書きしたりせず、差を見られる状態で進めます。

印刷する列を決め、表記と収まりを仕上げる

整理した列を配布用に使うなら、見出しや隣の列との対応を確認します。空白が減って短くなっても、それだけで列幅や行の高さが今回の紙面に合ったとは限りません。項目が途中で欠けず、似た名前を読み分けられるかをプレビューで見ます。

後日元データを取り込み直した場合も、以前の確認をそのまま引き継がず、新しい入力の空白の種類を見直します。必要な内容を残して表記を整えることが目的であり、空白が一つもないことを合格条件にしないようにします。