Excelの1つのセルを項目別に分ける｜区切り位置と上書きの確認

区切り記号が、すべての行で同じ意味かを確かめる

例としてA2に「会場A;受付;午前」、A3に「会場B;会計;午後」が入っているとします。セミコロンで区切られた順に、会場・役割・時間帯を表しています。このように、項目の境界を示す記号がそろったデータを扱います。

文章の中にも同じ記号が使われていたり、行によって項目の順番が違ったりするなら、記号を指定するだけでは意図した表にできません。先に元の一覧を点検します。人名を姓と名へ自動判定する処理や、住所を意味から分類する処理とは区別してください。

元の列を残し、右側に十分な空き場所を用意する

ブックのコピーを作り、分割前の文字列を残します。この例ではA列をそのまま保ち、C2:E3を空けて分割結果を置きます。C1からE1には、それぞれ「会場」「役割」「時間帯」という見出しを用意しておきます。

分割結果は複数のセルを使います。出力先の左上だけが空白でも、その右隣に必要なデータがあれば上書きの危険があります。公式資料も右側のセルへの上書きを注意点としているため、必要な列数と行数の全体を確認します。

列を分けるのは、印刷する文字を読みやすくするための準備です。元データを無理に上書きせず、分割結果の意味を確認してから、配布用の表として採用します。

区切り文字を一つ選び、プレビューと表示先を確認する

A2:A3を選択し、［データ］の［区切り位置］を開きます。ウィザードでは区切り文字による分割を選んで次へ進み、セミコロンを指定します。この例では、スペースやカンマなど、使っていない記号を同時に区切りとして選ぶ必要はありません。

プレビューで各行が三つの項目に分かれることを確認してから進みます。表示先、英語の画面ではDestinationに、出力の左上となるC2を指定します。元のA2のまま確定しないように見直してから、［完了］を選びます。

Excelの画面によっては、区切りを選んで［適用］する別の形式も案内されています。本稿のウィザードと同じ表示先指定があると決めつけず、画面が違う場合は出力先と上書きの扱いを確認してください。Web版に同じウィザードがある前提でも進めません。

列数だけでなく、会場と担当の組み合わせを照合する

この例で期待する結果は次のとおりです。二つの行がそれぞれ三列に分かれ、C2:E3の六つのセルを使います。これは例の文字列から求めた配置で、実際のExcel操作を測定した結果ではありません。

三列できたことだけでなく、「会場Aの受付が午前」「会場Bの会計が午後」という対応を元のA列と比較します。途中の項目が空の行や、余分な区切りがある行を見つけた場合は、その行のデータを確認してから直します。

印刷用の幅を整え、更新するときの手順も残す

分割結果の対応が確認できたら、列幅と行の高さを整えます。長い会場名が欠けていないか、見出しとデータの列が一致しているか、印刷プレビューで確認します。行と列を入れ替える転置や、用紙の向きを変える設定は、別の目的の操作です。

元の一覧が更新された場合は、いつの文字列を分割した結果なのか分かるようにし、改めて必要な処理と照合を行います。今回のウィザードの一回の処理を、元列を直せば配布用の表も自動更新される仕組みとして運用しないようにします。