Excelの行と列を入れ替えて印刷用の表を作る｜横向き印刷とは別の操作

用紙の向きを変える前に、表をどう読ませたいかを決める

目的が「横に長い表をそのまま紙へ収める」だけなら、用紙の向きや縮小率を検討します。本稿は「月を上から順に読ませたい」というように、見出しの置き方を変えたい場合の方法です。

例として、A1:D3に項目名と3か月分の件数があるとします。次の表は説明用に作ったもので、実際の業務データではありません。見出しを含めた全体は3行4列です。

見出しも含めてコピーし、空いた場所へ貼る

元表を残したまま、行見出しと列見出しを含むA1:D3を選択し、Ctrl+Cでコピーします。切り取りのCtrl+Xでは、この行列の入れ替えは行えません。

印刷用の空のシートなど、十分な空き領域を持つ場所を用意します。貼り付け先に既存の値や書式があれば上書きされるため、元表のすぐ横などへ無造作に貼らないでください。左上になるセルを右クリックし、貼り付けの選択肢で行と列を入れ替えるTransposeを選びます。

この例では3行4列が4行3列になります。左上の見出しを含め、12個のセルを置く場所が必要です。文字の折り返しや列幅の見た目は後で整え、最初は対応関係だけを確認します。

転置後の「4月・受付」が12になっているかを照合する

期待する配置は次のとおりです。「受付の4月が12」「発送の6月が11」という元表の意味を、転置後も同じ見出しの組合せで確認します。数値だけをざっと眺めるより、見出しと値を一緒に読むほうが確認しやすくなります。

転置は値を集計する操作ではありません。この例では配置を入れ替えるだけで、受付の件数は12、15、18のままです。これは表の転置から求めた期待値であり、本サイト上でExcelを操作して得た実測結果ではありません。

Excelテーブルや数式がある原稿は、いったん分けて考える

Excelの「テーブル」として管理しているデータでは、同じTransposeの貼り付けが利用できません。公式資料では、通常の範囲に変換する方法やTRANSPOSE関数が別の選択肢として示されています。業務用の元テーブルを、この説明のためだけに変換しないようにしてください。

数式が含まれる場合も本稿の値だけの例とは別です。参照先の変化を確認する必要があるため、「表の向きが合ったから計算も正しい」とは判断できません。今回は文字列と入力済みの数値だけの小さな表で、見出しの配置を作る範囲にとどめます。

印刷用コピーの更新ルールを決めてから使う

値をコピーした表を継続利用するなら、いつの元表から作ったものかを控えておきましょう。本稿のコピー手順を、元表の変更が自動で反映される同期の仕組みとして使わないことが重要です。

最後に印刷用の表の列幅や行の高さを整え、見出しの欠け、改ページ位置、文字の大きさを確認します。転置したほうが必ず少ない枚数で印刷できるとは限りません。読ませたい順番に合っていることと、紙面で無理なく読めることの両方を見て採用します。