Excel名簿の所属名をドロップダウンにする｜貼り付け後の不正データも確認する

候補の正しさを先に決める

説明用の候補を「受付」「案内」「会計」の三つにします。まず名簿を作る担当者と、この三つで足りるか、兼務や未定をどう扱うかを決めます。候補にない実際の所属を、入力しやすさのためだけに別の所属へ置き換えてはいけません。

候補一覧は、たとえば同じシートのH2:H4に一つずつ入力し、H1には「所属候補」という見出しを置きます。今回は範囲を固定する簡単な例です。候補の追加時には設定範囲も確認する運用にし、自動的に候補が増える仕組みとは区別します。

入力欄にリストの規則を設定する

所属を入力するC2:C20を選択して、［データ］の［データの入力規則］を開きます。設定で入力値の種類をリストにし、元の値にH2:H4を指定します。候補の見出しH1は含めません。セル内にドロップダウンを表示する設定も有効にします。

必要なら入力時のメッセージに「一覧から所属を選んでください」と書きます。空欄を認めるかも業務上の判断として決めますが、チェック一つで空欄が絶対に生じない名簿になるとは考えないでください。

シートが保護されていて入力規則を変更できない場合は、管理者へ確認します。本稿のために、管理目的の保護を無断で解除する必要はありません。

候補外の直接入力を止めたいなら、エラーの種類を確認する

エラーメッセージを表示する設定を有効にし、スタイルには停止（Stop）を選びます。警告（Warning）や情報（Information）は、メッセージを見た後でも候補外の入力を続けられる選択肢です。「エラーの表示を設定した」というだけでは、入力拒否になっているとは限りません。

作成後は、試験用の入力欄で「案内」が選べることと、候補にない「案内係」を直接入力したときに停止することを確かめます。テスト用の値は残さず消し、いちばん下の入力対象セルにも規則が設定されているかを確認します。

貼り付けた値は、規則がある状態で改めて検査する

Microsoftは、入力規則の警告はセルへ直接入力するときのもので、コピーやフィル、数式、マクロから不正な値が入る場合があると説明しています。名簿を外部データから貼り付ける運用では、ドロップダウンの設定だけを完成条件にしないでください。

［データ］の入力規則のメニューから、無効なデータを丸で囲むCircle Invalid Dataを実行すると、設定された規則に合わない値を探せます。見つかった値は、原本の所属を確認して修正します。円を消す操作と、値を正しく直す操作は別です。

この検査は適用されている規則を基準にします。貼り付けなどで規則自体が失われたセルや、入力対象を増やしたのに規則が未設定のセルまで、「円がないから問題なし」とは判断しないでください。

印刷前は、空欄と所属の事実確認を残す

この例でリスト化したC2:C20は19個の入力欄です。20人分を入力するなら、対象をC21まで広げる必要があります。候補一覧の管理だけでなく、名簿の行が増えたときの規則の範囲も確認しましょう。

最後に、必要欄の空白、氏名と所属の対応、候補名が途中で切れずに読める列幅、印刷対象の範囲を見ます。候補から選ばれた「会計」でも、その人の実際の担当が案内なら誤りです。入力規則は表記と入力の補助であり、名簿の内容そのものを証明する機能ではありません。