Wordの差し込み印刷で案内文を出し分ける｜IFルールと空欄の確認
同じ案内状でも、窓口で受け取る人と郵送を希望する人では、必要な説明が違います。Wordの差し込み印刷では、If...Then...Elseのルールで名簿の値に応じた文章を入れられます。ただし「条件に一致しない」は「もう一方の正しい区分」と同じとは限りません。WindowsのMicrosoft 365版Wordで、宛先を選択済みの文書を例に説明します。
先に、名簿の区分を二つにそろえる
今回は、氏名の差し込みと結果のプレビューができる案内状を用意し、名簿に「受取方法」という列を加えた状態から始めます。値は「窓口」または「郵送」です。実際の希望を確認して入力し、空欄や「窓口受取」などの別表記が残っていないかを調べます。
このルールで変えるのは文中の案内です。宛先を除外するフィルターや、次の宛先へ進むNext Recordとは分けます。受取方法が不明な人を便宜上「郵送」に入れず、確認が必要な行として先に解決してください。
条件と、二通りの文章を別々に指定する
案内文を入れたい位置にカーソルを置き、［差し込み文書］→［ルール］→［If...Then...Else］を開きます。フィールド名は「受取方法」、比較は［等しい］に相当するEqual to、比較対象の文字は「窓口」にします。
条件が一致したときの文章に「受付窓口でお受け取りください。」、それ以外の文章に「ご登録の住所へ郵送します。」を入力して確定します。比較する欄と、紙面へ出す文章の欄を取り違えないようにします。ここでの文言は説明例なので、実際の受取場所や発送方法に合わせて直してください。
「それ以外」に空欄や誤入力も入ることを確認する
「窓口」と等しいかどうかだけを判定する設定では、一致しない値はすべて、もう一方の文章へ進みます。ルールを作ったこと自体で名簿が正しい二分類になったわけではありません。作業用のテストデータで、意図した値だけでなく空欄も確認すると、この違いを見落としにくくなります。
次の表は、この例の分岐を説明するものです。実際の受取希望が不明な行を、そのまま印刷してよいという意味ではありません。
| 名簿の値 | この条件で選ばれる文章 | 配布前の判断 |
|---|---|---|
| 窓口 | 受付窓口でお受け取りください。 | 本人の希望と照合 |
| 郵送 | ご登録の住所へ郵送します。 | 住所と希望を照合 |
| 空欄・別表記 | 条件不一致側の文章 | 正しい区分を確認してから出力 |
結果のプレビューで、氏名と案内を一組として読む
［差し込み文書］の［結果のプレビュー］を選び、次・前のレコードで宛先を切り替えます。「窓口」の人と「郵送」の人をそれぞれ確認し、氏名と案内の組み合わせを名簿へ戻って照合します。特定の人を探す場合はFind Recipientも使えます。
先頭の一人だけが正しく表示されても、分岐全体の確認にはなりません。区分を修正した行、長い氏名、名簿の末尾も対象にし、案内が次ページへ一行だけはみ出していないかを見ます。
完成した案内状と、再利用するひな形を分ける
印刷前に一通ずつ見直す場合は、［完了と差し込み］→［個々のドキュメントの編集］を選び、生成された文書の案内を確認します。直接印刷する方法もありますが、初めて設定した分岐は、いったん生成結果を読む順序が分かりやすいでしょう。
差し込み用の文書は、保存後も名簿との接続を持ちます。今回配る版と、次回も使うひな形を別名にし、修正すべき区分は元の名簿へ戻して直します。生成した一通だけを書き換えて、次回も同じ誤りが出る状態を残さないようにします。
次に確認すること
二通りの正しい区分を名簿で確認してからIFルールを設定します。両方の分岐と空欄の扱いを点検し、氏名と案内が対応した生成文書を残してください。
あわせて確認する
参考資料
- Microsoft：Set the rules for a mail merge
https://support.microsoft.com/en-us/word/set-the-rules-for-a-mail-merge
確認日：2026-10-02
Mail merge rules used by published guides. Next Record supports sequential labels; cohort24 additionally uses the Windows Microsoft 365 If...Then...Else section. Ask/other rule sections not generalized. Real Word operation NOT_PERFORMED.
- Microsoft：Use mail merge to personalize letters
https://support.microsoft.com/en-us/word/use-mail-merge-to-personalize-letters
確認日：2026-10-02
Windows節。メール送信・接続成功・実印刷の実証ではない。
- Microsoft：Mail merge: Preview Results
https://support.microsoft.com/en-us/word/mail-merge-preview-results
確認日：2026-10-02
表示操作の説明であり、すべての名簿の整合性保証ではない。
出典は各記事の判断に必要な範囲で参照しています。機種・アプリ固有の操作は、他の環境で同一になることを保証しません。条件を置いた計算例と、メーカー等が明示した仕様を区別してください。