Wordの隠し文字を印刷する・しない設定｜画面表示との違いを確認

まず、隠し文字として設定された文章かを確かめる

ここで扱うのは、Wordの文字書式で「隠し文字」にされた文章です。白い文字で背景に溶け込ませたもの、図形で覆った文字、変更履歴を非表示にした状態とは別です。隠し文字用の設定だけで、これらをまとめて制御することはできません。

たとえば回答付きの練習問題を作り、解答部分を隠し文字にしている文書を考えます。配る紙に解答を含めるかどうかと、作成者が画面で解答を確認するかどうかを、別々に決める必要があります。

画面で確認する設定と、紙に出す設定を分ける

「ファイル」→「オプション」→「表示」を開きます。画面に表示する編集記号の項目で「隠し文字」を有効にすると、その文字が点線の下線付きで見えるようになります。これは、文書に何が残っているかを確認するための表示です。

紙へ出すかどうかは、同じ画面の印刷オプションにある「隠し文字を印刷する」で指定します。出したいときはオン、出したくないときはオフにして確定します。印刷される場合でも、隠し文字を示す点線の下線自体は印刷されません。

印刷する版を決めて、前後のページまで確認する

先ほどの練習問題なら、受講者用では隠し文字を印刷しない状態、解答を付ける版では印刷する状態を選びます。画面上の下線が消えたかどうかではなく、印刷プレビューの解答欄を見て判断してください。

確認するのは解答そのものだけではありません。問題番号、次の設問、ページ末尾の文章が意図どおりに並ぶかも見ます。解答が出ていないのに大きな空きが残るなど、配布物として読みにくい箇所があれば、元の段落や配置を見直します。

PDFも渡す場合は、保存したPDFを別に開き、実際に出す内容を確かめます。紙のプレビューを確認したことだけで、別の保存経路で作ったPDFも同じ内容だと決めつけないようにしましょう。

Wordファイルも渡すなら、非印刷の設定を情報削除の代わりにしない

「隠し文字を印刷する」をオフにしても、元のWord文書にある隠し文字を削除したことにはなりません。相手へ渡す文書から取り除く必要がある場合は、まず「名前を付けて保存」で配布用のコピーを作ります。

コピー側で「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメント検査」を開き、隠し文字を検査します。結果を確認し、取り除くと判断した項目を削除してください。削除した内容を「元に戻す」で復元できない場合があるため、元ファイルを直接処理しないことが重要です。

ドキュメント検査の隠し文字の検出は、隠し文字の書式を対象にします。白地に白文字で隠した内容などは検出できません。検査が終わっただけで、あらゆる方法の非表示情報が消えたという保証にはしないでください。

対象の文章が出た・出ないことを、出力物で確かめる

隠し文字のある箇所を1つ選び、その前後の普通の文章とセットで確認します。出す版なら解答や補足が読めること、出さない版なら対象の文章がないことを確かめ、少量で試し刷りしてから部数を増やします。

赤字の変更履歴やコメントが出る問題は、隠し文字とは別の印刷設定です。何を隠している文書なのかを最初に整理しておくと、関係のないチェックを次々に切り替えずに済みます。