Wordで特定の言葉だけ太字にする｜検索条件と置換する書式を分ける

同じ文字でも、全部を強調してよいか決める

最初に文書のコピーを作り、太字にしたい範囲を決めます。説明例の「要確認」には、実際の注意書きのほか、「要確認という表示は使わない」という説明文にも同じ文字が現れる可能性があります。文字の一致と、強調したい意味の一致は別です。

一つの語句だけが対象なら、その語句を検索します。文書全体の太字や見出しスタイルを変更する作業とは分けてください。何度も作り直す定型文書の共通書式は、スタイルで管理する方法も検討し、この置換を万能の書式管理にしないようにします。

置換画面を開き、前回の書式条件をいったん外す

［ホーム］の［置換］から検索と置換の画面を開きます。書式の選択肢が見えない場合は、詳細なオプションを表示します。通常の文字検索欄だけでなく、［書式］を指定できる画面を使います。

Wordは以前使った検索側と置換側の設定を保持します。それぞれの入力欄を選び、［書式の削除］に相当するNo Formattingで不要な書式条件を外します。検索側をリセットしただけで、置換側も空になったと判断しないことが重要です。

ワイルドカードなど、今回は使わない検索条件も残っていないか確認します。後で「見つからない」「違う場所まで変わる」となったときに、文字列と条件のどちらが原因か分かる状態から始めます。

両方の欄に同じ文字を入れ、置換側だけ太字にする

［検索する文字列］と［置換後の文字列］の両方へ「要確認」と入力します。文字そのものは変えたくないため、この例では置換後の文字列を空欄にせず、検索したものと同じ表記にします。

次に置換後の文字列の欄を選び、［書式］からフォントの設定を開き、太字を指定します。今回は書体名、文字サイズ、色などを一緒に変える必要はありません。確定後は、太字の条件が検索側ではなく置換側に付いていることを確かめます。

検索側に太字を指定すると、すでに太字になっている語句だけを探す条件になってしまいます。「まだ太字でない箇所も含めて同じ語句を探す」ときは、検索する文字と、変更後の書式を別々に見るのが要点です。

最初は一件ずつ置換し、前後の文も読む

［次を検索］で最初の一致箇所を表示し、その前後を読んでから［置換］します。文字が「要確認」のままで太字になったか、後ろの句読点や隣の言葉まで意図せず変わっていないかを見ます。

続けて確認し、強調する必要がない説明文の中の語句は置換せずに進みます。全箇所を同じにしてよいと判断できる場合に限り、［すべて置換］を使う選択肢があります。置換件数が多いこと自体を、作業が正しかった証拠にはしません。

結果が意図と違えば、その場で元に戻し、検索条件と置換側の書式を確認してからやり直します。全文へ何度も違う書式を重ねるより、少数の一致箇所で設定を確かめるほうが、変更理由を追いやすくなります。

完了後は強調箇所と、次の検索に残る条件を確認する

置換画面を閉じ、原稿を通常の読み方で通読します。注意が必要な箇所を見つけやすくなったか、太字が増えすぎてかえって重要度が分からなくなっていないかを確認してください。印刷する大きさでも読めることが大切です。

別の置換を続ける前には、検索側と置換側の書式条件を再確認します。今回の「太字」が残ったまま、次の人名や日付の修正にも適用されることを避けます。文字の修正と書式の修正を分けて管理し、どこを変えたか分かる原稿を残しましょう。