必要なページだけのPDFを作る｜Acrobatの抽出で元の資料を残す

紙面の番号ではなく、取り出す内容を決める

最初に元のPDFを残し、抽出したい内容を控えます。説明例では、全10ページのPDFから実際の並びで2・5・8番目を取り出し、一つの3ページPDFを作ります。ページに印字された章番号などと、ファイル内の順番は分けて確認します。

必要な表だけを取り出すつもりでも、表の意味を説明する注記が別ページにある場合があります。最小の枚数にすることだけを目標にせず、新しいPDFだけで内容を理解できる範囲を選びます。

文書のプロパティのセキュリティ欄などで、編集に関する制限も確認します。抽出が許可されていない資料について、制限を回避するために別の出力方法を使う手順ではありません。

ページを整理で、抽出するページを選ぶ

PDFを開き、［すべてのツール］から［ページを整理］へ進みます。サムネールとページの選択欄で必要なページを指定し、対象のページが選ばれていることを確認します。数字の指定だけでなく、各ページの見出しや図表を照合してください。

次にページを抽出する操作を選びます。一定ページ数や容量で機械的に分ける「分割」と違い、今回は残したい内容を選んで一つの新しい資料を作る作業です。単に今回だけ一部を紙へ出す印刷範囲の指定とも区別します。

元資料を残して一つにまとめるなら、二つともオフ

抽出のオプションでは、「抽出後にページを削除」に相当する設定と、「ページを個別のファイルとして抽出」に相当する設定を確認します。英語表示ではDelete pages after extractingとExtract pages as separate filesです。

今回の目的なら両方を選択せず、抽出を実行します。前者を選ぶと元のPDFから対象ページを除く動作になり、後者を選ぶとページごとの別ファイルになります。どちらも今回必要な完成形ではありません。

新しくできたPDFは元の資料と異なる名前・保存先で保存します。「原本」「必要ページ版」のように役割が分かる名前を使い、抽出の最後に元ファイルへ上書きしないようにします。

抽出したPDFには、注釈やリンクも残り得る

Adobeの説明では、抽出ページには内容のほか、フォームフィールド、コメント、リンクが含まれます。一方、そのページに関連するしおりやアーティクルスレッドは抽出されません。単に紙面の見た目だけを複製する操作ではない点に注意します。

必要なページだけになったからといって、コメントなどの情報も自動的に消えたとは判断できません。配布してよい内容かを確認し、元の資料にあった「別章を参照」というリンクや文章が、新しい資料でも役に立つかを点検します。

この抽出を、機密情報の削除や文書全体の安全確認の代わりに使わないようにします。見せるページを選ぶことと、そのページが持つ情報を確認することは別です。

新旧のファイルを開き、枚数と順番を照合する

保存した必要ページ版を開き直し、例なら2・5・8番目だった内容が、その順で三つそろっていることを確かめます。最初と最後だけでなく、途中のページも確認します。3ページという数だけでは、違う3ページを選んだ失敗を見つけられません。

続けて元のPDFも開き、元の10ページが残っているかを見ます。新しい資料を印刷する際は、そのファイル名と印刷対象をもう一度確認します。元資料を保ちながら、目的に合う抜粋版を別に扱える状態が完成です。