PDFの修正漏れを印刷前に確認する｜Acrobat Proで新旧ファイルを比較

比べる2ファイルと、直したはずの箇所を用意する

まず、前回配布したPDFと今回印刷するPDFを別名で保存します。名前が似た作業途中の版を選ばないよう、実際にファイルを開いて表紙や版名を見ます。ファイル名の「最新」だけを頼りにしないことが大切です。

次に、今回の修正依頼を短く並べます。たとえば開催日の変更、図の差し替え、注意書きの追加です。比較機能で見つかった差分の一覧と、「本来入るべき修正」の一覧は別物です。両方を照合することで、反映されなかった修正も探せます。

旧版と新版の位置、対象ページ、比較の種類を確認する

Acrobat Proで「すべてのツール」から「ファイルを比較」を開きます。旧画面では「ツール」から進む案内になっています。古いファイルと新しいファイルをそれぞれ指定し、逆になっていれば入れ替えます。

一部のページだけを比べる設定もあるため、文書全体の確認なのか、限定した範囲の確認なのかを確かめます。前回使った設定をそのまま流用して、表紙や末尾の注意書きを対象外にしないようにしてください。

文書の種類は、自動検出のほか、連続した文章、プレゼンテーション、スキャンした文書などに合わせて選べます。スキャン画像を含む資料を、文字データだけの文書と同じ前提で扱わないようにします。

図の差し替えも見るなら「テキストのみ」にしない

「テキストのみを比較」は、図や画像の違いも点検したい場合の設定ではありません。文章の修正だけを先に追うために使うことはできますが、それで写真や図まで確認を終えたことにはしないでください。

たとえば会場名の文字は同じでも、案内図の入り口が変わっている資料があります。文字の変更を見る作業と、図を含む最終紙面を見る作業を分け、後者を省略しないようにします。

差分のフィルターを確認してから、変更を順に追う

比較を実行したら、結果の先頭で比較したファイル名や対象を確認します。その後、変更箇所へ進み、左右の旧版・新版を見比べます。追加と削除が逆に見えるときは、最初のファイル指定が逆になっていないかを確認してください。

Adobeの説明では、注釈、書式、背景の違いは初期設定で非表示になります。これらも確認したい場合は、比較結果の「フィルター」で表示対象に加えます。「次の変更」で最後まで進んだとしても、表示対象から外れた種類まで見たことにはなりません。

件数が少ないことよりも、修正依頼の各項目を確認できたかが重要です。依頼にない差分が出た場合も、単に無視せず、意図した変更かを元の作成者へ確認します。

比較レポートと、配布用の最終PDFを分けて保存する

比較結果は確認記録として保存できます。一方、相手へ渡す通常の資料は、比較のハイライトや説明を含むレポートではなく、確定した改訂版PDFです。どちらを印刷するのかを明確に分けます。

最終PDFを単独で開き、修正した日付・金額・連絡先などを読んだうえで、ページの順番、空白、図の切れも確認します。2つの版に同じ誤りが残っていれば、違いを比べるだけでは訂正できません。

比較が使えない環境では、旧版と新版を並べ、修正一覧に沿って該当ページを確認する方法もあります。その場合は、ソフトによる全体の差分検出を行ったとは扱わず、確認した範囲を残しておきます。